تحقیق اثر فناوری اطلاعات، ساختار سازمانی و سبک رهبری بر ارتباطات سازمانی

چکیده

انسان موجودی اجتماعی است و همین ماهیت اجتماعی بودن آدمی را به برقراری رابطه و ایجاد ارتباطات با وجوه گوناگون اجتماعی رهنمون می سازد. رفع نیازهای آدمی جز از طریق ارتباطات صورت نمی گیرد. سازمان به عنوان یک نهاد اجتماعی به دلیل اهداف بنیادین فراتر از ارتباطی مؤثر در میان واحدهای گوناگون سازمان از وظایف مهم مدیران است. برقراری ارتباط مؤثر با کارکنان موجب آشنائی با نیازها و خواسته ها و درک بهتر انگیزه آنها می شود. پویا شدن اقتصاد جهانی، رفاه، رقابت و حدود جغرافیائی را دستخوش تغییر کرده است. دوران جدید که به عصر اطلاعات معروف شده، نوید دهنده ی جهانی نو با شیوه های نوین به کارگیری اطلاعات است. با توجه به گستردگی حوزه مسایل ارتباطی در سازمان و مدیریت می توان ادعا کرد که بسیاری از مشکلات سازمانی و اجتماعی ناشی از ضعف ارتباطات است. با توجه به حیاتی بودن ارتباط بین افراد و گروه ها در سازمان و تحقق اهداف سازمانی، این پژوهش با هدف شناسائی تأثیر عواملی همچون فناوری اطلاعات و ارتباطات، ساختار سازمانی و سبک رهبری در ایجاد و بهبود ارتباطات سازمانی صورت گرفته است. جامعه آماری کلیه کارکنان شعب بانک کشاورزی شهرستان شیراز بوده که برای تعیین حجم نمونه از فرمول کوکران استفاده شده است. روش و ابزار جمع آوری اطلاعات در این تحقیق روش کتابخانه ای و میدانی با پرسشنامه بر مبنای طیف لیکرت بوده است. اطلاعات جمع آوری شده با استفاده از نرم افزار SPSS مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفتند. تجزیه و تحلیل داده ها در 2 سطح توصیفی شامل فراوانی، درصد فراوانی و میانگین و سطح استنباطی از آزمون t تک نمونه ای، آزمون غیر پارامتریک فریدمن، آزمون t مستقل و آزمون تحلیل واریانس یک طرفه استفاده گردیده است.

متغیرها : فناوری اطلاعات و ارتباطات، ساختار سازمانی و سبک رهبری و متغیر وابسته، بهبود ارتباطات سازمانی.

انواع فناوریهای ارتباط سازمانی

دو نوع فناوری اصلی بر زندگی سازمانی مؤثرند. یکی از انواع فناوریهای ارتباط به کمک رایانه است که تعادل ارتباطی میان افراد و گروههای سازمان و نیز بین سازمانها را تسهیل می کند. دومین فناوری مؤثر بر زندگی سازمانی، فن اوریهای تصمیم گیری به کمک رایانه است که به افراد گروه ها امکان می دهد از طریق افزایش سرعت دستیابی به اطلاعات مناسب و جمع آوری و ارزیابی آنها، کیفیت تصمیم گیری را بهبود بخشند. نمونه هایی از این دو دسته فناوری در نگاره 2-2 نشان داده شده است. گرچه این نگاره تصویر جامع و کاملی از فناوری های ارتباطی نیست اما بیشتر آنها را دربر دارد. با وجود تفاوت این فناوریها با یکدیگر اما ویژگی مشترکی دارند که آنها را از شیوه های سنتی متمایز می کند. نخست اینکه در بسیاری از این فناوری ها انتقال پیام سریع تر از شیوه های سنتی ارتباط سازمانی است. دوم اینکه اغلب این فناوری امکان ارتباط بین شرکت کنندگانی را که از نظر جغرافیایی پراکنده هستند فراهم می سازند. فناوریهای جدید ارتباطی از نظر حافظه، ذخیره سازی و بازیافت نیز با شیوه های ارتباط سازمانی متفاوتند. بدین ترتیب فناوری های جدید ارتباطی دامنه گسترده ای از تعاملات و راههای تصمیم گیری را برای دست اندرکاران سازمان امکان پذیر ساخته اند که کاملاًبه شیوه های سنتی متفاوت است. ...

ابعاد ساختار سازمانی

اجزاء سه گانه ای که برای ایجاد ساختار سازمانی بکار می گیریم، پیچیدگی، رسمیت و تمرکز هستند. اگر چه پذیرفتن این اجزاء سه گانه به عنوان ابعاد اصلی ومهم ساختار سازمانی معمول است ولی جهانشمول نیست. قبل از بحث راجع به این سه بعد اصلی، مناسب است که سیزده متغیر مشهور مورد قبول اکثر نظریه پردازان که برای تعریف ابعاد ساختاری بکار برده می شود، فهرست نمائیم.

اجزا ء اداری : تعداد سرپرستان، مدیران صفیوپرسنل ستادی نسبت به کل تعداد کارکنان سازمان.

استقلال (خود گردانی): حدی که مدیریت عالی باید تصمیمات ویژه را به بالاترین سطح اختیار ارجاع دهد.

تمرکز : نسبت مشاغلی که متصدیان آنها در تصمیم گیری مشارکت نموده و تعداد حوزه هایی که اینان در آن مشارکت می کنند، تمرکز قدرت یا شاخصی که مرکز تصمیم گیری را با توجه به خط مشی های اصلی و ویژه سازمان منعکس می کند یا میزانی از اطلاعات که بین سطوح مختلف سازمان پخش شده و همچنین میزان مشارکت افراد در برنامه ریزی های بلند مدت.

پیچیدگی: به تعداد متخصصین و فعالیتهای حرفه ای و همچنین طول دوره آموزش حرفه ای کارکنان اشاره دارد.

تفویض اختیار : نسبت تعداد تصمیماتی که بوسیله مدیریت عالی گرفته می شود به تصمیماتی که بوسیله مدیران اجرائی که اختیار تصمیم گیری به آنها تفویض شده، اتخاذ می گردد.

تفکیک : تعداد وظایف ویژه ای که در سازمان مشخص شده یا تفاوت در جهت گیری های شناختی و احساسی مدیران در دوایر مختلف سازمان.

رسمیّت : حدی که نقش کارکنان با توسل به اسناد و مدارک رسمی تعریف می شود.

ترکیب : کیفیت همکاری میان دوایر ودر درون آنها که برای وحدت بخشیدن به فعالیتها ضروری است یا برنامه های بازخور مورد استفاده برای هماهنگی بین واحدهای سازمانی.

حرفه گرائی : حدی که کارکنان، یک سازمان حرفه ای را به عنوان یک مرجع می پذیرند، اعتقاد به ارائه خدمات به عموم و اعتقاد به خود کنترلی (خود گردانی) و تمرکز در یک حوزه کاری و استقلال و آزادی عمل در کار.

حیطه کنترل : تعداد زیردستانی که یک مدیر می تواند و باید آنها را سرپرستی کند.

تخصص گرائی: تعداد متخصصین حرفه ای و طول دوره آموزشی مورد نیاز برای هر کدام یا میزان تخصص های دقیقی که در شرح شغل ها برای وظایف مختلف قید گردیده است.

استاندارد کردن: حدی که تغییر در وظایف باتوجه به قوانین و مقررات قابل تحمل است.

حیطه عمودی: تعداد سطوح در سلسله مراتب اختیار از مدیریت عالی به زیر دستان در سطوح پائین سازمان.

...

سبک رهبری مدیران

بررسی موضوع رهبری سابقه ای طولانی دارد و بیشتر تمرکز مطالعات بر سبک، مهارتها و شایستگی های رهبران بوده است.از میان این موارد، سبک رهبری مدیران یکی از پنج عامل محیط داخلی سازمان است که مسئولیت عملکرد سازمان را نیز بر عهده دارد و سبک رهبری مورد استفاده و تصمیمات اتخاذ شده بوسیله مدیران بر عملکرد سازمان از بالا به پائین اثرگذاری می کند. این عامل سبب ساز شکست یا موفقیت سازمان است، چرا که علاوه بر سایر عوامل داخلی محیط سازمان، بر عوامل خارجی محیط سازمان متفاوت می شود، برای مثال کارکنان حرفه ای و مدیریتی کارآموزشی بیشتر و طولانی تری از کارکنان سطح تولید دریافت می کنند و توسعه رهبری عمدتاً بر سطوح بالاتر سازمان متمرکز می شود اینک به تعدادی از تعاریف سبک رهبری اشاره می گردد:

نحوه استفاده رهبر از قدرت و نفوذ را سبک رهبری گویند.

سبک رهبری ترکیبی از صفات، مهارتها و رفتار مدیران است که برای تعامل با کارکنان مورد استفاده است.

سبک رهبری مدیریت عبارت است از نگرش ها و رفتارهای درک شده ای از یک مدیر، که برای نفوذ بر دیگران استفاده می شود، بنابراین رهبری مدیران نتیجه ای از فلسفه این مدیران درباره انگیزش و انتخاب آنها از سبک های تصمیم گیری و حیطه ای است که بر محیط کار (از جنبه تمرکز بر کار با تمرکز بر افراد) در نظر می گیرند، می شود.

عوامل درونی شکل دهنده سبک رهبری مدیران

نخستین عامل، نظام های ارزشی مدیران یا تصور ذهنی او از انسان است تاکنون به ترتیب تاریخی چهار نگرش از انسان ارائه شده که شامل انسان اقتصادی- عقلائی، انسان اجتماعی، انسان خود شکوفا و انسان پیچیده است.

مدیری که تصور اقتصادی- عقلایی از انسان دارد، همواره دستوری و آمرانه عمل می کند و کسی که انسان را موجودی اجتماعی می داند، با دیگران استدلالی تشویقی یا حمایتی برخورد می کند. مدیری که انسان را خود شکوفا می پندارد، با کارکنان تفویضی رفتار می کند و سرانجام کسی که باور دارد انسان موجودی پیچیده است، رفتار او را نیز پیچیده و تا اندازه ای رازآمیز می داند. چنین مدیری بر حسب تشخیص خود از سبک های دستوری- استدلالی- تشویق، حمایتی و تفویضی استفاده خواهد کرد. ...

مدیریت ارتباطات سازمانی

پیامها به آن سادگی که در فرایند ارتباطات دیده می شوند، قابل درک نیستند. درجه تطابق بین پیامی که منبع قصد ارسال آن داشته است و پیامی که توسط گیرنده پیام فهمیده می شود تطابق ارتباطی یا دقت بازسازی ارتباط نامیده می شودوفاداری را می توان در طول فرایند ارتباط از منبع تا باز خور مشاهده کرد علاوه بر آن ممکن است سازمانها دارای ویژگی باشند که مانع جریان اطلاعات شوند.

بهسازی فرایند ارتباطات

آگاهی از وجود مشکلات بالقوه اساس بهسازی ارتباطات سازمانی است. می توان با استفاده از فرایند اصلی ارتباطات، راههای مختلفی را برای برتری یافتن بر مشکلات شناخت.

منبع می تواند اطلاعات را با این فرض که گیرنده برای فهمیدن پیام نیازی به آن ندارد، حذف یا تصفیه کند. به هر حال ممکن است حذف اطلاعات پیام را بی معنی کند و یا باعث شود که پیام اشتباه تفسیر شود. به عنوان مثال ممکن است مدیر سازمان طی یک مصاحبه ارزیابی عملکرد،تمام منابع اطلاعاتی که در ارزیابی مورد استفاده قرار می گیرند را در اختیار خود قرار ندهد و فکر کند فرد مزبور نیازی به آن اطلاعات ندارد. اگر فرد مزبور آن اطلاعات را در اختیار می داشت، شاید می توانست رفتارهای خاصی از خود نشان دهد و یا دیدگاه مدیر را نسبت به ارزیابی تغییر دهد و از این طریق نتیجه مثبتی را به دست آورد. تصفیه اطلاعات ممکن است طوری باعث فروریختگی ارتباط شود که بازسازی آن حتی با ارتباطات خوب بعدی امکان پذیر نباشد.

برای پرهیز از تصفیه اطلاعات برقرار کننده اطلاعات باید بداند چرا این اتفاق رخ می دهد. ممکن است تصفیه اطلاعات به سبب عدم آگاهی فرستنده از مقام و جایگاه گیرنده باشد. گاهی تصفیه اطلاعات به علت آگاهی فرستنده به حفظ قدرت خود از طریق محروم کردن گیرنده از دریافت اطلاعات و یا مشکوک بودن او نسبت به اقدامی که گیرنده بعد از دسترسی به اطلاعات انجام خواهد داد، صورت می گیرد به هر حال فرستنده، باید توجه اصلی را به پیام معطوف کند. اصولاً، فرستنده پیام باید به دقت بدا ند که چه پیامی باید اضا فه بر نیاز گیرنده باشد و مطمئن شود که گیرنده اطلاعات را به شکلی مناسب به کار خواهد برد.

مشکلات به رمز درآوردن و کشف کردن زمانی بروز می کنند که پیام با علایم مورد استفاده در ارسال پیام به صورت رمز درآیند و یا از رمز خارج شده، کشف شوند. چنین مشکلاتی ممکن است ناشی از معنی علایم و یا نفس ارسال باشند.

ارتباطات راغبانه

رهبری را در معنای عام، تلاشی برای تحت تاثیر قرار دادن دیگران به هر دلیل دانسته اند و گاهی رهبری و نفوذ در دیگران را به جای یکدیگر به کار می برند. اصولاً صاحبنظران برای تحت تاثیر قرار دادن دیگران، سه قابلیت اساسی را لازم می دانند:

1. تشخیص: توانایی شناختن وضعیتی که قصد نفوذ در آن داریم.

2. انطباق: توانایی تطبیق رفتار خود و سایر عواملی که در کنترل ما هستند، با مقتضیات وضعیت مورد نظر.

3. ارتباطات راغبانه :توانایی ارسال پیام به گونه ای که افراد آن را به راحتی درک کرده و پذیرا باشند.

یکی از راههای بهبود قابلیت برقراری ارتباطات مدیران، شناخت و به کار گیری فراگردبرقراری ارتباطات راغبانهاست. ...